1.) Pengambilan Matakuliah

  • Jumlah SKS yang boleh diambil oleh mahasiswa dibatasi oleh IPS (Indeks Prestasi Semester) sebelumnya. Maksimal SKS yang boleh diambil 24 SKS
  • Jika pengambilan SKS lebih dari batas yang telah ditetapkan maka secara otomatis akan dipotong oleh sistem. Mahasiswa dapat menentukan Mata Kuliah yang batal diambil pada waktu KRS on line

2.) Perkuliahan

  • Syarat
    Terdaftar sebagai peserta mata kuliah sebagaimana tercantum pada presensi kehadiran dosen.
  • Kegiatan
    Hal-hal yang diperhatikan untuk kegiatan perkuliahan anatara lain :

    • Kartu Presensi Mahasiswa
    • Daftar peserta matakuliah dosen
    • Rekapitulasi presensi yang dilaksanakan pada tiap akhir semester oleh jurusan yang salah satunya untuk menentukan peserta ujian akhir
    • Mahasiswa minimal harus mengikuti 75 % kegiatan pembelajaran dosen
    • Jika mahasiswa tidak memenuhi persyaratan sebagaimana point 2.d. maka tidak akan disertakan sebagai peserta ujian akhir semester

3.) Ujian

  • BAA membuat jadwal ujian berdasarkan usulan Fakultas/Jurusan
  • BAA mencetak presensi ujian yang akan didistribusikan bersama pendistribusian lembar soal ujian ke fakultas.
  • BAA mencetak Kartu Peserta Ujian + Jadwal Ujian dan mendistribusikan kepada mahasiswa beserta jadwal ujian.
  • Syarat mahasiswa untuk mengambil Kartu Peserta Ujian adalah telah membayar SPP dan Biaya Ujian yang telah ditetapkan Biro Keuangan
  • Fakultas mengkoordinir pengumpulan soal ujian dan menyerahkan ke BAA dalam amplop tertutup/segel untuk digandakan
  • Penyerahan soal ke BAA paling lambat H-2 sesuai dengan jadwal ujian
  • Soal yang terlambat dikirim ke BAA sebagaimana poin no. 6, penggandaannya menjadi tanggungjawab fakultas
  • BAA bertanggungjawab atas kerahasiaan soal ujian dan dikelola dengan SOP tersendiri.
  • BAA mendistribusikan soal ujian yang telah digandakan ke fakultas dalam amplop tertutup/ bersegel beserta presensi ujian masing-maing ruangan.
  • Mahasiswa hanya dapat mengikuti ujian matakuliah sebagaimana tercantum pada kartu ujian
  • Ujian diselenggarakan secara terjadwal, dan tidak diselenggarakan ujian ulang.
  • Mahasiswa harus mentaati semua tata tertib pelaksanaan ujian di program studi / fakultas masing-masing

4.) Nilai

Dosen pengampu memasukkan nilai akhir ujian semester melalui jaringan online computer pada terminal computer yang tersedia selambat-lambatnya 3 hari setelah mata uji terjadwal diujikan.

  • Input nilai
    • Dosen menyerahkan Nilai Asli hasil ujian kepada pimpinan Fakultas/ Jurusan untuk mendapat pemeriksaan dan diarsip oleh fakultas/jurusan.
    • Proses Input nilai dilakukan oleh Dosen masing-masing melalui salah satu dari 2 alternatif :
      • Pengisian nilai dapat dilakukan dengan input langsung ke file yang telah disediakan dalam compact Disc (CD) oleh Fakultas. (format Excel dan/atau program)
      • Bagi dosen yang sudah familiar dengan internet dapat meng-input dan meng-upload nilai secara OnLine, melalui Formulir Aplikasi di komputer Fakultas yang telah terkoneksi ke jaringan.
    • Untuk keperluan upload nilai, setiap dosen memiliki User ID dan Password pribadi yang disediakan oleh Bidang IT. Untuk kepentingan keamanan, password dapat diubah sendiri oleh yang bersangkutan.
    • Nilai yang di-upload oleh Petugas dilakukan dengan User ID dan Password Petugas.
  • Update (Perbaikan) Nilai
    • Update nilai dapat dilakukan atas ijin/ persetujuan tertulis dari Pimpinan Fakultas.
    • Surat persetujuan perbaikan nilai ditindaklanjuti oleh Petugas dan diarsip
    • Prosedur usulan update nilai sebagai berikut:
      • dari mahasiswa :
        1. mahasiswa melapor ke dosen pengampu
        2. jika dosen menganggap perlu revisi nilai, dosen tersebut melapor ke Ketua Jurusan (Kajur)/ Wakil Dekan (WD) I
        3. Kajur/ WD I mengeluarkan surat persetujuan perbaikan nilai dan diserahkan ke Petugas
      • dari dosen
        1. jika dosen menganggap perlu revisi nilai, dosen tersebut melapor ke Kajur/ WD I
        2. Kajur/ WD I mengeluarkan surat persetujuan perbaikan nilai dan diserahkan ke Petugas
    • Waktu update nilai maksimum 2 minggu setelah yudisium.
    • Mekanisme input dan update nilai untuk Semester Pendek (SP) dan ujian remidiasi sama seperti Input/Update Nilai semester.
    • BAA dan BidangIT tidak dapat melakukan update nilai.
  • Output Nilai
    • Pada masa konsultasi dan pengisian KRS Petugas Fakultas (administrator) mencetak (Kartus Hasil Studi) KHS sebanyak 1 lembar dan ditandatangani oleh dosen Pembimbing Akademik (PA) untuk arsip mahasiswa
    • Nilai Semester dan Transkrip Sementara dapat dilihat melalui internet atau komputer yang disediakan oleh fakultas.
    • Transkrip nilai akhir dicetak oleh BAA untuk keperluan wisuda atau keperluan lain yang relevan.
  • Arsip Nilai
    • Fakultas/Jurusan mengarsip nilai asli dan print outnya dari dosen, surat bukti persetujuan update nilai, dan cetakan nilai tiap akhir semester (KHS) dalam bentuk print out.
    • Mahasiswa mengarsip cetakan nilai semester (KHS) yang telah ditandatangani dosen PA
      BAA dan Bidang IT melakukan back up file seluruh transaksi data dan seluruh nilai ke dalam hard disk maupun CD.

Keterangan:

  • Sistem administrasi nilai (input, update, output, dan maintenance) yang selama ini bersifat sentral di BAA secara bertahap akan dialihkan ke fakultas secara online.
  • Proses input, output dan update nilai berada dibawah kendali dan tanggungjawab pimpinan setiap fakultas.
    Cara pengisian nilai yang selama ini menggunakan kertas scan secara bertahap akan dikembangkan menggunakan komputer langsung oleh dosen yang bersangkutan.
  • Pengisian nilai oleh dosen melalui komputer dilakukan dalam semangat moral untuk mendampingi dan memberi contoh kepada para mahasiswa untuk memajukan SiAkad UMS yang bersifat online, yang telah diawali oleh mahasiswa dalam pengisian KRS online dan evaluasi PBM online.